Что делать с документами после ликвидации?
+7 916 556-08-39

Что делать с документами после ликвидации?

26 февраля 2021


После того, как компания приняла решение о ликвидации, необходимо подумать о сроках хранения или уничтожении документов.

Согласно законодательству РФ все компании, независимо от организационно — правовой формы или формы собственности обязаны хранить документы в течение сроков их хранения, таким образом, исключений для ликвидируемых компаний нет. 

Документы по личному составу, архивные документы, сроки временного хранения которых еще не  истекли, должны передаваться ликвидационной комиссией на хранение в государственный или муниципальный архив, поэтому они не подлежат уничтожению (ст. 23). В этом случае ликвидационной комиссией заключается договор с архивом.

Рассмотрим правила хранения и передачи документов в государственный архив.

При подсчете сроков хранения документов необходимо начинать отсчет не от даты его составления, а с 1 января года, следующего за этой датой.

Лицевые счета и личные карточки работников и исполнительные документы хранятся 75 лет. 

Договоры ГПХ о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг хранятся в пределах 50-75 лет.

Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) – 5 лет.

Бухгалтерские документы также должны храниться 5 лет при условии, что по этим документам проведена ревизия (ст. 29 Закона №402-ФЗ). Исключения составляют годовая бухгалтерская отчетность, и аудиторское заключение по ней, которые  подготавливают к сдаче в архив с отметкой «постоянно».

Для исчисления и уплаты налогов (сборов) документы хранятся 4 года, однако, есть исключения, по срокам  хранения документов для подтверждения расходов, принимаемых в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль.  Если получен убыток, в случае переноса его на будущие периоды, то такие документы хранятся в течение всего срока переноса убытка (п. 4 ст. 283 НК РФ, п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Определившись с перечнем документов, которые подлежат уничтожению, ликвидационная комиссия составляет  акт о выделении к уничтожению документов, которые не подлежат хранению. Их передают на переработку (утилизацию) с оформлением приемо-сдаточной накладной, в которой  указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и их вес. 

Документацию с истекшим сроком, а также печать могут быть уничтожены следующим способами:

-силами компании, в том числе членами ликвидационной комиссией;

-с привлечением специализированной компании;

-органом по учету печатей, если печать внесена в государственный реестр печатей.

Ликвидируемой организации выдается акт об уничтожении, на обороте которого проставляется оттиск уничтоженных печатей. Его необходимо хранить на случай возникновения споров по сделкам, отчетам и другим документам, которые скреплены данной печатью. 

Если ликвидационная комиссия не передаст документы в архив или уничтожит документы, срок которых не истек, то члены такой комиссии могут быть привлечены не только к административной, но и к уголовной ответственности за факт сокрытия (уничтожения) официальных документов.

Но если компания нарушит правила хранения, учета, комплектования использования архивных  документов третьими лицами, ей также грозят не только штрафы, но и уголовное наказание.